Zeiterfassung: Was erlaubt und verlangt das Arbeitsrecht?
Noch gibt es keine generelle gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Doch der EuGH hat ein Urteil gesprochen, das auch Folgen für deutsche Arbeitgeber haben kann. In einigen Branchen und bei geringfügiger Beschäftigung muss die Arbeitszeit außerdem jetzt schon dokumentiert werden, wie die Deutsche Handwerkszeitung berichtet.
Wann ist der Arbeitsbeginn, wann das Ende und welche Pausenzeiten gab es? Die Antworten auf diese Fragen erfassen heutzutage viele Arbeitgeber Tag für Tag für jeden seiner Mitarbeiter. Meist deshalb, weil es die Buchführung und Lohnabrechnung viel einfacher macht. Natürlich haben Betriebe damit auch eine Kontrolle über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden – und auch über angefallene Überstunden. Arbeitnehmer ebenfalls, denn eine exakt geführte Zeiterfassung gibt ihnen die Möglichkeit nachzuweisen, wie lange sie gearbeitet haben. Aber was gilt bei der Erfassung der Arbeitszeit rechtlich – wann muss sie sein und in welcher Form?
Fragen dazu tauchen derzeit vor allem wegen des Urteils des Europäischen Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 auf. Die Richter entschieden dabei, dass eine Zeiterfassung zur Pflicht für jeden Betrieb werden solle. Das Urteil gilt auch für Deutschland, weil auch das deutsche Arbeitszeitgesetz auf der EU-Richtlinie beruht. So wird der Deutsche Bundestag anknüpfend daran entweder das Arbeitszeitgesetz ändern oder das Bundesarbeitsgericht muss ein entsprechendes Grundsatzurteil fällen. Die Art der Erfassung (Stechuhr, Papierlisten oder digital) können die EU-Staaten bestimmen. Sie können dabei auch nach Branche und Größe der Unternehmen differenzieren. Wie genau die neuen Regelungen aussehen werden ab wann sie gelten, ist noch nicht bekannt. So gilt erst einmal weiterhin das, was bislang im deutschen Arbeitszeitgesetz steht:
Für wen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Tatsächlich gibt es derzeit in Deutschland keine generelle Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Dennoch gelten verschiedene gesetzliche Regelungen, die beispielsweise einzelnen Branchen vorschreibt, entsendeten Arbeitnehmern oder auch Minijobbern. So gibt es verschiedenste Gesetze und Richtlinien, die Regelungen zur Zeiterfassung enthalten. Teilweise sind die Pflichten aber nicht sofort erkennbar, oder nur im Umkehrschluss feststellbar.
Diese Regelungen geben eine Arbeitszeiterfassung vor:
- Regelungen im Mindestlohngesetz ( § 17 MiLoG): Danach besteht die Pflicht zur Aufzeichnung bei allen geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern (Minijobber) .
- Zusätzlich besteht die Aufzeichnungspflicht bei bestimmten Branchen, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterstellt sind, sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Entleiher von Arbeitskräften. Zu diesen Branchen zählen insbesondere das Bauhaupt- und Nebengewerbe und die Gebäudereinigung. In diesen Branchen gilt auch die Sofortmeldepflicht.
- Eine weitere Regelung findet sich in § 19 Arbeitnehmerentsendegesetz. Hier soll mit der Zeiterfassung die Einhaltung der allgemeinverbindlichen tariflichen Mindestlöhne sichergestellt werden.
Durch diese Festlegungen sind bereits viele Handwerksbranchen erfasst bzw. greift für viele Handwerksbetriebe quasi doch eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Außerdem gibt das Arbeitszeitgesetz (§ 16 ArbZG) vor, dass geleistete Überstunden auf jeden Fall erfasst werden müssen. So ist die über die gesetzliche werktägliche Arbeitszeit (48 Stunden pro Woche) hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Angesichts der sehr komplexen Regelungen sollten Handwerksbetriebe eine Zeiterfassung vornehmen.
Arbeitszeiterfassung: Welche Daten gehören dazu – was muss der Arbeitgeber dokumentieren und wie muss er mit den Daten umgehen?
Allen Regelungen ist gemeinsam, dass der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit für die Beschäftigten aufzuzeichnen sind. „Die Aufzeichnung muss innerhalb von sieben Tage erfolgen“, erklärt Sonja Zeiger-Heizmann.
Nach den genannten gesetzlichen Regelungen müssen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Da die Zeiterfassungen meistens aber auch Grundlagen der Lohnbuchhaltung sind, können diese Aufzeichnungen bis zur allgemeinen buchhalterischen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden – in der Regel sechs Jahre.